Planear un evento, sea una reunión familiar o un congreso mundial involucra una organización sofisticada y una comunicación rápida.
Los medios sociales que ofrecen el mundo de internet son herramientas muy útiles para anunciar el evento al público, generar entusiasmo, comunicarse con todos los organizadores involucrados y para compartir fotos y comentarios después del evento.
Primer paso: Planear con herramientas de comunicación
Al principio todo se trata de la organización: programar el evento, encontrar proveedores y seleccionarlos. Hay ciertos programas que puedan ayudar a comunicar y compartir la información.
Skype: Utiliza Skype para conferencias y chats sobre la planificación y coordinación de distintas personas, empleados y tareas de cada uno de ellos. De esta forma, este proceso puede realizarse más rápido y no hace falta reunirse fisicamente.
PBworks: El Wiki es una plataforma ideal para compartir información. Todos los involucrados en el proceso del evento pueden ponerse al tanto sobre cambios, problemas y soluciones. Es un derivado de PBwiki, el cual funciona en base el famoso portal Wikipedia. Tiene herramientas para compartir documentos y noticias RSS.
Google Calendar y Google Docs pueden ser usados para asignar tareas y hacer reuniones, como así también para distribuir documentos. Si necesita un programa más sofisticado y completo, Basecamp es una solución profesional para la gestión de proyectos.
Segundo paso: Invitar
Después de planear tienes que invitar a la gente. Es diferente que hacer publicidad: hay que invitar a las personas claves, familia, artistas o quien sea importante para tu reunión, conferencia o fiesta.
De nuevo PBworks es perfecto para armar listas de invitados y compartirlas, listas de cada paso del programa del evento y más. También establecer un Blog con WordPress o Drupal puede ser útil.
Para invitar y organizar las listas de invitados, siempre hay que crear un “Evento Facebook”.
Eso va a ser el primer lugar donde los invitados van a buscar información. Si quieres ir detrás de una invitación simple de Facebook puedes usar dos plataformas efectivas para invitar: Anyvite y Eventbrite.
La publicidad es la clave para tener éxito con el evento, sin eso no van a ir las personas interesantes que deseas. Hay muchos niveles de publicad y docenas de programas de publicidad. Los más conocidos y prácticos son Facebook, Twitter, Flickr, Youtube y para eventos de negocios LinkedIn.
Facebook y Twitter deben ser sus herramientas principales para extender su mensaje. Se puede crear una página en Facebook y otra en Twitter. Al actualizar la página y hacer Retweeting en Twitter se distribuye más rápido. Si es posible todas las cuentas deberían contar con un acceso directo a una página general del evento.
El evento y después
Es importante ofrecer un portal para comentarios y quejas.
También sería útil tener un Stream en vivo. Servicios de Streams como por ejemplo Ustream y Mogulus. Si no es posible de establecer un Stream en vivo, sube los videos a Youtube después del evento.
También hay que subir fotos del evento y atender todas las preguntas que las personas hagan: es muy importante para el éxito del próximo evento.
Fuente: Mashable.com
@emanuelolivier
